Dobre praktyki w ramach realizowanych projektów opracowane na podstawie badania ewaluacyjnego przeprowadzonego z zespołami realizującymi projekty.

- Przygotowanie konkretnego, szczegółowego harmonogramu, z wyraźnie zarysowanym podziałem zadań zapobiegnie rozproszeniu odpowiedzialności i wzmocni poczucie odpowiedzialności każdego
z członków zespołu. W tym celu warto stworzyć edytowalną tabelę postępu prac.

- Dobrze jest  wyznaczyć lidera – osobę, która będzie kontrolowała realizację harmonogramu.  

- Należy  zabezpieczyć się na wypadek rezygnacji z udziału któregoś z członków zespołu tak, by nie zahamować postępu projektu.

- Przed rozpoczęciem realizacji projektu warto skupić się na jak najlepszej jego promocji. W tym celu należy przeanalizować, jakie formy reklamy będą najskuteczniejsze i na nich właśnie się skupić.

- Warto stworzyć plan wydatków, który pomoże racjonalnie zarządzać budżetem.

- Przed zorganizowaniem konferencji należy dokładnie przeanalizować i zabezpieczyć wszelkie możliwe wydatki (np. związane z uczestnictwem gości zza granicy). Trzeba również wziąć pod uwagę różnice
w terminach sesji na zagranicznych uczelniach.

- Należy ustalić wszelkie sprawy administracyjne i techniczne ze współorganizatorem, np. uczelnią. Warto rozwiązywać te kwestie mailowo, żeby mieć pisemne potwierdzenie dokonanych ustaleń.Należy także zrobić to odpowiednio wcześniej (czasem procedury trwają więcej czasu).

- Dobrze mieć plan B, na wypadek nieoczekiwanego wycofania się któregoś z prelegentów.

- Przy rejestracji uczestników warto pozyskiwać dane kontaktowe (nr telefonu, e-mail), na wypadek konieczności zmiany terminu wydarzenia lub jakichś innych jego elementów.

- Należy podkreślić konieczność zarejestrowania się na wydarzenie, trzeba jasno zadeklarować, że osoby niezarejestrowane nie zostaną wpuszczone na wydarzenie.

 

Podziel się: