WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA
PLANU EWALUACJI PROJEKTU STYPENDIALNEGO

Wstęp
Ewaluacja projektu, instrument wspomagający jego realizację, jest obligatoryjna dla wszystkich zespołów realizujących projekty z udziałem dofinansowania uzyskanego w ramach Stypendium im. Lesława A. Pagi.Plan ewaluacji stanowi załącznik do wniosku o dofinansowanie projektu, składanego za pośrednictwem strony internetowej.
Informacje zawarte w niniejszym dokumencie pomogą skonstruować we właściwy sposób plan ewaluacji.  

Monitoring 
Prawidłowo zarządzany projekt powinien podlegać procesowi monitoringu.Monitoring to regularne zbieranie i analiza danych na temat realizacji projektu w trakcie jego przebiegu pozwalające na kontroli zgodności przebiegu realizacji projektu z założeniami. Zwykle  – ze względów praktycznych – monitoringowi podlegają rezultaty twarde (ilościowe) projektu jako najłatwiejsze do zbadania. Dane o rezultatach miękkich projektu jest znacznie trudniej pozyskać.
Wszystkie projekty, które uzyskają dofinansowanie są zobligowane do prowadzenia monitoringu i autoewaluacji projektu w terminach ustalonych z koordynatorem projektu „Stypendium im. Lesława A. Pagi”. 
Monitoring zwykle koncentruje się wokół trzechelementów projektu: 
1.  Harmonogramu działań.
2.  Budżetu.
3.  Zaplanowanych rezultatów. 
 Pozwala ocenić postępy prowadzonych działań, zweryfikować tempo i kierunek, w którym zmierza projekt oraz na bieżąco modyfikować go do zmieniających się warunków bądź aktualnej sytuacji. Za monitoring projektu zawsze odpowiadają osoby zarządzające projektem.
 Wnioskodawca powinien opisać sposób monitorowania projektu z uwzględnieniem:
- wskaźników monitoringu
Na etapie planowania projektu należy przy każdym działaniu podać i opisać wskaźniki, które pozwolą później ocenić, czy cele projektu zostały osiągnięte i w jakim stopniu dane działanie przyniosło oczekiwany efekt. Wskaźniki służą mierzeniu założonych celów, muszą im więc odpowiadać. Wskaźniki muszą być obiektywnie weryfikowalne i zawierać miary: ilości, jakości, czasu, grupy docelowej, zasięgu oddziaływania projektu. Przez opis wskaźników rozumiemy wskazanie sposobu ich mierzenia, czyli podanie źródła informacji o osiągniętych wskaźnikach. Warto pamiętać, że wskaźniki będą ściśle monitorowane przez Fundację. 
- harmonogramu bieżącego raportowania do Fundacji o realizacji założonych wskaźników
- terminu dostarczenia do Fundacji raportu z monitoringu.
Dane pochodzące z monitoringu są podstawą do wykorzystania w prowadzonej następnie autoewaluacji i ewaluacji zewnętrznej.
 
Ewaluacja
Celem ewaluacji jest analiza i ocena projektu i jego rezultatów pod kątem stopnia zrealizowania przyjętego celu/-ów: określenie działań podjętych dla realizacji projektu i rezultatów, jakie mają przynieść. Rezultaty podzielić można na:

  • Rezultaty twarde – bezpośrednie (materialne) efekty działań podjętych w projekcie, np. liczba uczestników konferencji, liczba przeprowadzonych warsztatów, opublikowanych artykułów itp.
  • Rezultaty miękkie –zmiany wywołane dzięki realizacji projektu u jego uczestników, np. wzrost wiedzy, zmiana nastawienia, zmiana zachowania.

Ewaluacja może być prowadzona na różnych etapach cyklu planowania i wdrażania projektu:

  • ewaluacja ex-ante prowadzona jest przed rozpoczęciem projektu. Jej głównym celem jest
    ocena powiązania i spójności między celami ogólnymi i szczegółowymi oraz działaniami
    przewidzianymi we wniosku aplikacyjnym a celami programu stypendialnego Stypendium im. Lesława A. Pagi,
  • ewaluacja on-going prowadzona jest w trakcie realizacji projektu. Jej głównym celem jest
    określenie stopnia osiągniętej skuteczności na podstawie wskaźników zebranych w toku
    monitorowania oraz ocena tych wskaźników,
  • ewaluacja ex-post prowadzona jest po zakończeniu projektu. Jej celem jest porównanie
    oczekiwanych celów z rzeczywiście osiągniętymi.

Prawidłowo sporządzony plan autoewaluacji zawiera:

  • Opis celów, przedmiotu i kryteriów autoewaluacji;
  • Pytania kluczowe/ wskaźniki dla miękkich rezultatów projektu;
  • Dobór metod badawczych - określenie źródeł informacji (uczestnicy projektu, obserwacja działań podejmowanych w projekcie; dokumenty tj. np. bazy danych; listy obecności; publikacje; dane statystyczne), wielkość oraz sposób doboru próby, sposób rekrutacji uczestników badania, techniki badawcze (ilościowe, jakościowe);
  • Harmonogram realizacji badania lub badań;
  • Określenie formy i zawartości raportu z badania/ badań;
  • Termin dostarczenia wyników z badania/ badań do Fundacji.

Planując autoewaluację, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim następujące kwestie:

  • Przydatność autoewaluacji, rozumianą jako jej użyteczność dla realizatorów projektu
  • Możliwość  diagnozowania mocnych i słabych stron projektu w celu ich wykorzystywania do realizacji nowych, następnych projektów;
  • Wykonalność autoewaluacji, uwzględniającą ramy czasowe oraz ograniczenia finansowe realizacji badania, a także wynikający z nich zakres i szczegółowość planowanych analiz.
  • Poprawność metodologiczną, nakazającą prowadzenie badania według jawnie przyjętych zasad, dotyczących zwłaszcza sposobu gromadzenia danych oraz przyjętej metodologii wnioskowania i oceny;
  • Etyczność realizacji badania, odnoszącą się przede wszystkim do sposobów pozyskiwania i wykorzystywania informacji oraz obiektywizmu ewaluatora 

Ewaluacja zawierać powinna ocenę projektu obejmującą informacje o:
1. Czy zrealizowano cele projektu? Jeśli nie, to dlaczego?
2. Czy zrealizowano zgodnie z planem zakładane działania? Co w projekcie działało dobrze, a co niezbyt dobrze?
3.Jakie zmiany należałoby wprowadzić przy ewentualnej kolejnej edycji projektu?
4. Jakie inne wnioski płyną z ewaluacji, np. na temat zarządzania projektem, personelem

Raport ewaluacyjny powinien zawierać:

  1. streszczenie,
  2. wprowadzenie: charakterystyka projektu i jego celów, grupa docelowa,  
  3. schemat ewaluacji – cel, kluczowe pytania, metody (i ich ograniczenia), zespół ewaluacyjny,
  4. wyniki ewaluacji,
  5. wnioski i rekomendacje,
  6. załączniki – kwestionariusze, tabele statystyczne itp. 

Dobrze jeśli raport zawiera wykresy czy diagramy obrazujące dane. Jeśli prowadzone były badania jakościowe wypowiedzi uczestników mogą stanowić część raportu.

 

Przykład sprawozdania merytorycznego i ewaluacji z realizacji projektu (IV Krakowska Konferencja Matematyki Finansowej).

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA SPRAWOZDANIA MERYTORYCZNEGO

  1. Sprawozdanie powinno zawierać zgodne z opisem zawartym we wniosku:
  2. przedstawienie przebiegu realizacji projektu,
  3. ocenę rezultatów całego projektu,
  4. plany dotyczące ewentualnej kontynuacji projektu lub jego części,
  5. opis wyników ewaluacji projektu przeprowadzonej przez Beneficjenta, a zwłaszcza porównanie zakładanych w Planie ewaluacji rezultatów twardych i miękkich z ich realizacją oraz omówienie wyników przeprowadzonych badań/ankiet ewaluacyjnych.
  6. Sprawozdanie merytoryczne musi być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Beneficjenta.

WSKAZÓWKI DOTYCZACE PRZYGOTOWANIA ROZLICZENIA FINANSOWEGO

  1. Beneficjent jest zobowiązany przekazać Fundacji im. Lesława A. Pagi rozliczenie finansowe sporządzone na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do umowy w ciągu 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu (również w wersji elektronicznej.
  2. Rozliczenie powinno być podpisane przez osobę/osoby, które są stroną umowy o dofinansowanie lub są upoważnione do reprezentacji beneficjenta oraz opatrzone pieczęcią firmową beneficjenta.
  3. Do każdego rozliczenia finansowego należy dołączyć kopie dowodów poniesienia wydatków. Dowodami tymi są opłacone faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty finansowo-księgowe powinny być sprawdzone przez beneficjenta pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
  4. Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez zamieszczenie uwagi „Za zgodność z oryginałem” oraz podpisu pod stemplem służbowym (tytułowo-imiennym) osoby upoważnionej do wykonywania czynności stwierdzającej zgodność z oryginałem oraz daty sporządzenia kopii lub odbitki stempla dziennego.
  5. Kopie dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków na realizację danego projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie powinny być opisane na odwrocie. Opis w jak największym stopniu winien odzwierciedlać zapisy zawarte
    w odniesieniu do poszczególnych kategorii wydatków we wniosku o dofinansowanie i powinien zawierać:
  • Numer umowy o dofinansowanie oraz nazwę projektu.
  • Uwagę o treści: Projekt dofinansowany ze środków Stypendium im. Lesława A. Pagi oraz wysokość dofinansowania opisywanego wydatku.
  • Kategorię wydatku oraz podkategorię. W przypadku, gdy dana nazwa towaru/usługi obejmuje więcej niż jedną kategorię wydatku należy ją przyporządkować do każdej kategorii wydatku.
  • W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kwotę przeliczoną na PLN oraz kurs przeliczenia.
  1. Wydatki mogą zostać poniesione do dnia przekazania Fundacji im. Lesława A.Pagi rozliczenia finansowego, tj. do 30 dni od daty zakończenia projektu.
  2. Wynagrodzenia powinny być udokumentowane w sposób następujący:
  3. kopia umowy (zlecenia, o dzieło),
  4. wypis/wyciąg z listy płac lub kopia rachunku wystawionego do umowy (zlecenia, o dzieło) z potwierdzeniem odbioru wykonanych prac oraz potwierdzeniem odbioru wypłat.
  5. Dowody księgowe poświadczające poniesienie przez beneficjenta kosztów przedmiotu umowy należy uporządkować wg kategorii kosztów określonych we Wniosku o dofinansowanie Projektu oraz ponumerować (poz. kategorii kosztów/liczba porządkową rozliczania).
  6. Do rozliczenia finansowego należy dołączyć kopię potwierdzenia przelewu zwrotu niewykorzystanych środków, w sytuacji niepełnego wykorzystania dofinansowania Stypendium im. Lesława A. Pagi

Formularz rozliczenia finansowego do pobrania tutaj

Wzór umowy stypendialnej:
                                
                           pdf
Grupa nieformalna              Koło naukowe

Logotyp stypendium do pobrania TUTAJ

Podziel się: